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备用金是指付给单位(unit)内部各部门或工作人员用作零星开支、零星采购、售货找零或差旅费等用的款项。

　　(1)备用金的领用
单位(unit)内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要领田备用金，一般应由经办人填写借款凭证(voucher)。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，会计部门作为记账(jì zhàng)依据(yī jù);第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件;第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字旨作为借款结算及交回借款的收据。经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记账凭证。
对于公司来说，借用（take)备用金的现金付款凭证(voucher)，其贷方科目(kēmù)自然为“库存现金”科目，借方科目则为“其他应收款——备用金”科目;对于预算单位(unit)，借用备用金的，其贷方科目自然为“经费现金”或“库存现金”科目，借方科目则为“暂付款”科目。出纳员根据现金付款凭证付给现金(或现金支票)。
【例】某公司(Company)销售(Sales)科领借备用金400元，作零星采购和开支使用，经办人为××。××在领用备用金时，应按规定(guī dìng)填制借款凭证(voucher)，有关人员编制现金付款记账(jì zhàng)凭证，出纳员根据现金付款凭证支付现金(或现金支票)，其会计分录为：
借：其他应收款——备用金 400
贷：库存现金 400

　　(2)备用金的报销
备用金可以分为定额备用金和非定额备用金两种。定额备用金的核算(hé suàn)如下：
所谓定额备用金是指单位(unit)对常常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。天津劳务派遣公司国外主要以“项目型”派遣或外包为主，占整个劳务派遣市场的7成以上。在这种派遣和外包形式中，岗位因项目的设立而存在和结束，项目周期通常在12-15个星期左右，岗位人员在项目结束后就由劳务公司派遣到其他公司的项目工作。总体而言，以岗位而论，存在临时性、专业性、辅助性等特征。天津劳务外包为外包已经成为一个独立于企业之外的过程，而且许多基础数据都已经不在企业内部，这样导致了一个严峻的现实问题：如何将生产外包作为一个独立过程而仍将成为企业整体流程管理的一部分，这将是管理生产外包的核心。天津劳务派遣现在有一种‘逆向派遣’的怪象，一些用人单位在劳动合同法实施后，要求正式合同工与劳务公司签订派遣合同转为劳务派遣工，再派回到原来的工作岗位上去。劳务派遣已经成为部分用人单位规避《劳动合同法》规定的用人单位责任的一种途径。实行定额备用金制度(institution)，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证(voucher)，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。
有关部门或工作人员报销时，应编制现金付款记账(jì zhàng)凭证(voucher)，其贷方科目(kēmù)自然为现金，借方为相应科目。出纳员应将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员手中的现金又达到核定的限额。
【例】某商店供应科使用定额备用金，定额为1200元。5月14日用现金购买商品800元，其备用金只剩下400元，次日到会计科报销，出纳员补给现金800元，这样供应科的备用金又达到了1200元。
不同的单位(unit)，其内部各部门或工作人员使用备用金的业务性质不同，会计制度(institution)的规定(guī dìng)也不同，因而在报销备用金时，其编制的现金付款凭证(voucher)的借方科目(kēmù)有很大的差别