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备用金报销的处理(chǔ lǐ)依公司备用金管理(guǎn lǐ)制度(institution)的不同而有所区别。备用金管理制度(Management system)可以分为定额备用金制度和非定额备用金制度两种。
所谓定额备用金是指单位(unit)对常常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度(institution)，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证(voucher)，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。
实行定额备用金的单位(unit)，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员核验查收入库，凭验收入库单连同发票到会计部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始（Original)凭证(voucher)到财务部门报销。天津劳务外包为外包已经成为一个独立于企业之外的过程，而且许多基础数据都已经不在企业内部，这样导致了一个严峻的现实问题：如何将生产外包作为一个独立过程而仍将成为企业整体流程管理的一部分，这将是管理生产外包的核心。天津劳务派遣公司国外主要以“项目型”派遣或外包为主，占整个劳务派遣市场的7成以上。在这种派遣和外包形式中，岗位因项目的设立而存在和结束，项目周期通常在12-15个星期左右，岗位人员在项目结束后就由劳务公司派遣到其他公司的项目工作。总体而言，以岗位而论，存在临时性、专业性、辅助性等特征。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳员依据(yī jù)付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员于中的现金又达到了核定的限额。
例：某公司(Company)维护修理科使用定额备用金制度(institution)，金额为1200元。天津劳务派遣现在有一种‘逆向派遣’的怪象，一些用人单位在劳动合同法实施后，要求正式合同工与劳务公司签订派遣合同转为劳务派遣工，再派回到原来的工作岗位上去。劳务派遣已经成为部分用人单位规避《劳动合同法》规定的用人单位责任的一种途径。5月14日用现金购买零配件(spare parts)800元，其备用金只剩下400元，次日到会计科报销，会计编制付款凭证(voucher)，出纳员补给现金800元，这样维修科的备用金又达到了1200元。会计分录是：
借： 管理(guǎn lǐ)费用(expense) 　 　800
贷：库存现金 　　　　　800
如果5月14日维护修理科购买零配件(spare parts)实际支付了1400元，由经办人员垫付现金200元，则5月15日报销时，出纳员应付给的现金就是1400元，维护修理科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1200元。